Aanmelden
Onderwijsinstellingen bepalen zelf periodes waarin studenten zich kunnen aanmelden voor examens. Deze aanmeldingen worden gebruikt om de vraag naar examens vast te stellen en de planning hierop af te stemmen.
Voordelen:
Verbeter je planning met direct inzicht in examenbehoefte
Het afnemen van examens is een complex proces dat een zorgvuldige voorbereiding en een efficiënte organisatie vereist. OnTrac werkt met periodes die door de onderwijsinstelling worden ingericht en opengesteld voor aanmeldingen. Zodra studenten zich aanmelden, biedt dit waardevolle inzichten in de verwachte examenbehoefte. Dit stelt het examenbureau in staat om op tijd de benodigde voorzieningen en faciliteiten te regelen. Een groot voordeel van dit systeem is dat studenten slechts één keer per examen kunnen worden aangemeld, waardoor dubbele aanmeldingen en onnodige reserveringen worden voorkomen.
Voorkom dubbele aanmeldingen en onnodige reserveringen
Door docenten studenten vroegtijdig aan te melden, kan OnTrac de examenorganisatie transparanter en efficiënter maken. De verzamelde gegevens zorgen ervoor dat beschikbare plaatsen optimaal worden benut, waardoor onderwijsinstellingen onnodige kosten en logistieke problemen kunnen voorkomen. Dit draagt bij aan een vlotte uitvoering van het examenproces en zorgt ervoor dat studenten weten waar en wanneer ze worden verwacht.
Plannen
Na de aanmeldperiode wordt de inschrijving gesloten en de vraag bevroren. Het examenbureau plant examens in op basis van deze vraag, inclusief microplanning en clustering van examens.
Voordelen:
Vraaggerichte examenorganisatie
Nadat de aanmeldingen zijn verzameld, wordt de periode gesloten, zodat de exacte vraag naar examens vaststaat. Hierdoor kan het examenbureau gerichte voorbereidingen treffen en examenmomenten inplannen op basis van de daadwerkelijke behoefte per locatie en per vak. Dit is essentieel, aangezien de vraag naar specifieke examens per periode kan verschillen.
Optimale capaciteit met clusterexamens en microplanning
Dankzij deze werkwijze kan de examenorganisatie proactief inspelen op fluctuaties in de vraag en de benodigde capaciteit nauwkeurig afstemmen. Bovendien kunnen examens geclusterd worden, waardoor studenten in dezelfde sessie meerdere toetsen kunnen maken zonder dat extra plaatsen worden ingenomen. Dit maximaliseert de beschikbare capaciteit en maakt het afnemen van examens efficiënter. Voor mondelinge examens biedt OnTrac een geavanceerde microplanning, waarbij studenten automatisch op de meest efficiënte manier worden ingedeeld, zodat lange wachttijden tussen toetsen worden voorkomen.
Inschrijven
Zodra de planning is voltooid, wordt de inschrijving geopend. Dit kan centraal, via docententeams of door studenten zelf. Inschrijvingen worden verwerkt volgens het “vliegtuigstoelenmodel” (vol=vol).
Voordelen:
Flexibele en geautomatiseerde inschrijving
OnTrac biedt onderwijsinstellingen de mogelijkheid om studenten zowel centraal als zelfstandig te laten inschrijven. Zo kunnen gebruikers rekening houden met de specifieke eisen van zowel BOL- als BBL-studenten, waardoor ze kunnen aansluiten op de behoeften van leerbedrijven.
Snelle en transparante toewijzing
Studenten ontvangen na inschrijving direct een bevestiging per e-mail, met daarin alle essentiële details over het examenmoment. De inschrijvingen verlopen volgens een efficiënt en eerlijk systeem, waarbij het principe "vol is vol" wordt gehanteerd. Hierdoor worden beschikbare plaatsen snel gevuld en worden inschrijvingen zonder vertraging afgerond, wat bijdraagt aan een soepele en gestructureerde examenorganisatie.
Afnemen
OnTrac genereert automatisch deelnemerslijsten en inloggegevens en zorgt ervoor dat de juiste examensoftware wordt gestart. Tijdens de afname fungeert het als een digitaal proces-verbaal.
Voordelen:
Vigitale examenondersteuning
Op basis van de definitieve inschrijvingen genereert OnTrac automatisch de juiste deelnemergegevens voor examenafnamesystemen zoals Facet, Remindo of Toa. Dit betekent dat voor elke student direct een inlogstrookje kan worden geprint met persoonlijke inloggegevens en dat de juiste examensoftware automatisch wordt opgestart.
Betrouwbare registratie en controle
Tijdens de afname fungeert OnTrac als een digitaal proces-verbaal waarin aanwezigheden, incidenten en calamiteiten nauwkeurig worden geregistreerd. Dit zorgt ervoor dat examendossiers sneller worden verwerkt, herkansingen eenvoudiger worden toegekend en de examencommissie efficiënt kan opereren. Bovendien kunnen vooraf belangrijke documenten, zoals presentielijsten en hulpmiddelenoverzichten, eenvoudig worden gedownload. Deze integratie van administratieve en logistieke processen maakt de examenafname niet alleen gestroomlijnder, maar ook betrouwbaarder en transparanter.
Afsluiten & Archiveren
OnTrac bewaart alle exameninformatie in een digitaal examendossier. Resultaten worden vastgesteld, verwerkt en gepubliceerd in het studentenportaal. Daarnaast worden de resultaten via de OKE-koppeling automatisch doorgestuurd naar het SIS, wat zorgt voor een aanzienlijke tijdswinst.
Voordelen:
Een compleet en toegankelijk archief
Na afloop van de examens wordt binnen OnTrac automatisch een digitaal examenarchief bijgehouden, waarin alle gegevens worden opgeslagen die nodig zijn voor inspectie en verantwoording. Dit biedt onderwijsinstellingen continue toegang tot actuele en gedetailleerde informatie over alle afgenomen examens. Zodra de resultaten beschikbaar zijn, worden eerst eventuele incidenten of calamiteiten afgehandeld. Pas daarna stelt de examenfunctionaris de resultaten definitief vast.
Soepele publicatie en herkansing
Docenten kunnen op basis van de resultaten, indien nodig, een herkansing aanvragen. Na de vaststelling worden de definitieve resultaten gepubliceerd in het studentenportaal, zodat studenten direct toegang hebben tot hun examenprestaties. Dankzij deze gestructureerde en digitale aanpak wordt de gehele examenadministratie efficiënt beheerd en zijn onderwijsinstellingen verzekerd van een compleet en transparant examendossier per student.